“Hoe borg je de inhoudelijke kwaliteit van verslaglegging? Wat zijn de afspraken over de inhoud (bijv. over feiten) van verslaglegging binnen jullie organisaties? Hoe leer je als collega's van elkaar en hoe houd je elkaar scherp?”
Toelichting
In de rechtbank bij een zitting over een ondertoezichtstelling merkte ik ooit dat het feit dat een kind van 6 niet wist wat pindakaas was, nog nooit een wortel had gezien en alleen vla at, uiteindelijk heel veel verschil maakte bij de beslissing over de ondertoezichtstelling.
Dit leerde mij op dat moment dat er een verschil was in het benoemen van wat er was of het vaag houden zoals een opmerking over moeder die het kind slecht voedde en misschien ondervoedde.
Door mijn details kon de rechter in dit geval een beter overwogen besluit nemen omdat we vooral over simpele feiten spraken die bovendien onweerlegbaar waren.
Als jeugdbeschermer en ook als coach kreeg ik veel verslagen onder ogen die handelden over de situatie van kinderen, hun ouders en het hele gezin.
Het viel me op dat hoe langer een verslag was, hoe meer meningen en overtuigingen van de verslaglegger erin stond en hoe minder feiten.
Bijvoorbeeld:
Moeder reageert erg emotioneel
Vader heeft de neiging agressief uit de hoek te komen
X heeft een hekel aan die leraar
Y heeft een ongemotiveerde houding
Z heeft faalangst
U is snel uit haar doen
Moeder kan het niet aan
Dit soort informatie zegt helemaal niet zo veel en is meer een weerslag van het wereldbeeld en referentiekader van de verslaglegger dan dat het gaat over de ander.
Wanneer ik het onderwerp verslaglegging bespreek met professionals merk ik regelmatig dat het niet echt een item is en dat er weinig regels over zijn.
Ook is het kritisch vermogen op verslagen niet altijd geregeld binnen een organisatie.
Hoe ik het doe: Ik heb een soort vast stappenplan waarin ik het gesprek met ouders en jongeren in steekwoorden op het bord schrijf. Die steekwoorden zijn een commitment van wat de ander zegt en waarover we het eens zijn. Na afloop van het gesprek maakt de ander een foto van het bord en is dat het verslag. Zo nodig maak ik ook een foto. Heel praktisch en altijd overzichtelijk
Motivatie
Omdat datgene wat op papier staat soms jarenlang meegaat en niet altijd over feiten gaat, ben ik benieuwd hoe anderen daarmee omgaan.
Sommige organisaties bieden een cursus verslaglegging, maar wat ik bij navraag vaak hoor is dat iedereen het op zijn eigen manier doet.
Daarnaast krijg ik niet altijd een duidelijk antwoord over wat het doel van het gesprek en dus het verslag is.
Meestal is het antwoord dat verslaglegging er nu eenmaal erbij hoort.
Ik vraag me af wat het voor de begeleiding en daarop volgende verslaglegging zou veranderen wanneer we van te voren duidelijk het doel en de bestemming van het verslag voor ogen hebben en van daaruit het verslag maken.
Werkgebied
Kerngroeplid, voormalig jeugdbeschermer, kindercoach en opvoedcoach en opleider voor professionals die met kinderen en ouders werken.
Beste Tea,
Vraag eens aan een paar medewerkers of zij nog hun onderwijsmateriaal hebben over rapporteren. Binnen de verpleegkundige en sociale opleidingen is dit een module/vak.
Daarnaast als organisatie de vraag wat de minimale vereisten zijn voor de rapportage, veel instellingen houden hiervoor formats/richtlijnen aan.
Deze twee samen voor een inhoudelijk overleg van wat er binnen de instelling de (minimale) richtlijnen zijn.
Er bestaan inderdaad weinig regels over, en ik zie het ook heel vaak gebeuren dat meningen verkondigd worden als waarheid....
En ja, wij doen het daarom ook op onze eigen manier en leer ik mijn werknemers (en stagiaires) altijd het volgende:
Je kan een feit en mening grammaticaal onderscheiden. Vaak wordt bij een mening een vervoeging van het werkwoord "zijn" gebruikt, om op die manier aanspraak te maken op waarheid, bijvoorbeeld in de zin: "Deze vader IS agressief".
Echter, wanneer je de vervoeging van "zijn" kan vervangen door een vervoeging van "vinden" zónder dat er grammaticaal een rare zin ontstaat, dan heb je te maken met een mening.
Heel simpel: "Die vader IS (of gedraagt zich) agressief" Als je daarvan maakt "Ik (of hij/zij) vind(t) die vader (zich) agressief (gedraagt)" dan is het nog steeds (grammaticaal) een hele logische zin en daarmee een mening.
Maar als je zegt: "Die vader IS 35 jaar" en je maakt daarvan "Ik vind die vader 35 jaar" dan staat dat raar. Dan zegt iedereen: "Ja, duh, hij ís toch 35?!" Dan heb je dus te maken met een feit.
Blijft het dan natuurlijk lastig hoe je dan wél aan moet geven dat jij die vader agressief vindt. Ik zeg dan altijd tegen ze: "Wat maakt dat je dat vindt? Wat maakt dat je bezorgd bent? Wat weet je écht?"
In jouw voorbeeld: "Dat meisje is ondervoed" kan heel makkelijk worden: "Ik vind dat meisje ondervoed", dus dan heb je te maken met een MENING.
Maar bij "Dat meisje eet allen vla" is het raar als je zegt "Ik vind dat dat meisje alleen vla eet" en dan heb je dus te maken met een FEIT.
Van mij mogen ze wel opschrijven wat zij ervan vinden, maar dan moeten ze erbij zetten dat dit hun mening is, door het gebruik van "ik vind". En dat kunnen ze met bovenstaande regel (kan ik IS vervangen door IK VIND) heel makkelijk onderscheiden. En met behulp van deze regel kunnen ze ook makkelijker bij de feiten blijven wanneer dat nodig is.
Goeie. En als degene die iets vind opschrijft wat maakt dat hij of zij dat vind dan wordt de mening makkelijker herleidbaar en toetsbaar. Dit helpt ook bij de reflectie op eigen mening, oordeelsvorming en gedrag.
Heel mooi! Daar kunnen we ons aan vasthouden als leidraad en bi twijfel.
Dank je!
Beste Tea,
al 40 jaar hanteert de huisarts SOEP:
Subjectief (mening patiënt/hulpvrager),
Objectief (wat jij objectiveert, onderzoek naar de feiten),
Evaluatie ((voorlopige) diagnose)
Plan ((voorlopig) beleid)
Een helder
door allen te gebruiken systeem.
Wat een mooie.
Dank je wel!
Op zich mooi, maar het subjectieve wordt door de rpporteer al een beetje ingekleurd. En objectief moet dan ook wel echt objectief zijn. Vele collega's denken objectief te zijn, maar zijn dat -net als ik soms- helaas niet.
Klopt! en daarom is het ook zo moeilijk want subjectief voelt soms als objectief terwijl het alleen al door het woordgebruik gekleurd is. :-)
Het blijft moeilijk, maar met alertheid erop komen we denk ik wel verder.
Beste Tea,
Onlangs hebben wij vele tips en ervaringen uit de praktijk opgehaald o.a. over het scheiden van feiten en meningen en ook hoe je dat dan vastlegt.
Dit was in het kader van werken met de meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld. Maar die tips zijn relevant voor alle gebieden waarbij objectieve verslaglegging belangrijk is.
Op deze webpagina vind je de tips:
https://www.augeo.nl/nl-nl/wijzer-met-de-meldcode/feit-of-mening/professionals/
Naast de tips vind je er ook bijvoorbeeld een video van een huisarts met voorbeelden van niet-concreet documenteren en wel-concreet documenteren.
onze verslaglegging is altijd gebaseerd op feiten (en dan ook alleen feiten). er staan geen namen in, wel leeftijd. altijd geanonimiseerd. we checken de inhoud altijd met de client zelf, de vertegenwoordiger of de de betrokkene. als de inhoud goed is, dan pas wordt het vastgelegd. mocht het nodig zijn, plaatsen we in het verslag de link / bijlagen waar alles terug te vinden is (waar staat het). hopelijk heb je daar iets aan.
Wat mooi dat jullie het verslag ook met de cliënt afstemmen. Dat maakt het gelijk voor iedereen duidelijk.
Dank voor het delen van jullie ervaring!
Mooi om de klant te betrekken. Echter, die is ook lang niet altijd in staat de implicaties van bepaalde manier van formuleren te doorzien. Direct na het schrijven klinkt iets vaak wel kloppend, maar dat wil niet zeggen als een derde het een maand of een jaar later ook nog leest op de manier zoals bedoeld.
Wel dwingt het de schrijver al terughoudend te zijn met interpretaties en voorbarige conclusies. Voor de klant digitaal toegankelijke dossiers zijn wat mij betreft dan ook een goede ontwikkeling.
Wat goed dat je deze vraag stelt. Verslaglegging is zeker wel een draak van een ding in de praktijk. Ellelange journaalregels/dagrapportages zijn aan de orde van de dag soms zelfs in de vorm van emails die geknipt en geplakt zijn. Het begrip kort en bondig is dan ver te zoeken. Ondersteuningsplannen worden dan vaak weer een beetje aan elkaar geflanst. Kortom, ik herken wat je schrijft in mijn werk in een wijkteam, maar ook eerder bij de raad. Daar waren rapporten dan vaak weer heel lang.
Iets wat mij opvalt is dat er inderdaad veel vanuit de beleving van de schrijver wordt geschreven. Dat is op zich niet erg, want dat is de filter waardoor de informatie opgehaald en gedeeld wordt. Het zou alleen niet als waarheid geformuleerd moeten worden. Het is veel beter om concreet te beschrijven wat er is gezien en hier volgens de interpretatie aan te koppelen.
Wat mij ook opvalt is dat verslaglegging vaak geschreven wordt alsof er een werkelijke bestaande waarheid is die de persoon precies beschrijft. Zo herinner ik me een rapport van een gedragswetenschapper van een VSOschool, waarin een jongemaan volledig werd ingevuld. Die jongen was in een situatie geweest waarbij hij een meisje ongepast had benaderd en dat werd zo beschreven alsof hij een zeer gevaarlijke predator was. Het klonk op papier heel logisch, maar de jongen kennende sloeg het de plan nogal mis en werd er een zeer sterk beed neergezet met vermeende feiten. Wat veel beter was geweest is dat er beschreven had geworden wat er op school allemaal was ingezet en welk resultaat dit had gehad. Zodat dit heel objectief kon worden genoteerd, zonder dat dit een beperkend beeld zou geven van die jongen.
Als je opschrijft wat er is gedaan, in dit geval bijvoorbeeld verschillende schoolse aanpakken en daarbij boemt wat het effect is geweest, in dit geval dat het allemaal minimaal aansloeg en de taal en rekenvaardigheden minimaal vooruit waren gegaan, dan zegt dit veel voor een volgende school, maar wordt de persoon zelf verder in zijn waarde gelaten.
Voor nu is dit even wat er op komt, maar ik volg deze vraag graag en ga zeker de antwoorden lezen. Ik kan me voorstellen dat ik dan nog wel ene keer reageer, want de papieren werkelijkheid die we met z'n allen creeren veroorzaakte veel onnodig gedoe en misvattingen. Ik denk dat dit veel te maken heeft met de neiging tot indekken. We schrijven omdat het moet en vanwege eigen belang. En daarmee heeft het doorgaans veel minder nu dan we het doen laten lijken.
Je beschrijft precies waar ik vaak tegenaan loop en hoe mooi het zou zijn als we kritischer zijn op verslaglegging en wat waarheid, feiten, meningen enovertuigingen zijn en de verschillen daartussen.
Mooie voorbeelden ook die je noemt. Dank je!
Ik denk dat hierbij meer zelfonderzoek en dus toenemend zelfinzicht ook erg belangrijk is. We doen veel vanuit automatische patronen, overtuigingen en aannames. En hoewel een training rapporteren of andere kennis en vaardigheden kan helpen gaat m.i. meer zelfinzicht en dus een groter bewustzijn veel meer doen in deze.
Helaas bemoeien we ons wel met onze clienten en coachen we ze tot meer inzicht en gedragsverandering, maar slaan we dat bij onszelf vaak over. Zelfs bij intervisie.
Amen :-)
Gelukkig zijn er inderdaad vaak trainingen geweest over rapporteren, maar daar waar betrokkenheid groot is en soms emoties meespelen, sluipen er zomaar meningen in een verslag verpakt in en tussen feiten. Ondanks richtlijnen en formats zo is mijn ervaring.
En daarom zo belangrijk om het punt onder de aandacht te houden denk ik.