Hoe borg je de inhoudelijke kwaliteit van verslaglegging? Wat zijn de afspraken over de inhoud (bijv. over feiten) van verslaglegging binnen jullie organisaties? Hoe leer je als collega's van elkaar en hoe houd je elkaar scherp?
In de rechtbank bij een zitting over een ondertoezichtstelling merkte ik ooit dat het feit dat een kind van 6 niet wist wat pindakaas was, nog nooit een wortel had gezien en alleen vla at, uiteindelijk heel veel verschil maakte bij de beslissing over de ondertoezichtstelling.
Dit leerde mij op dat moment dat er een verschil was in het benoemen van wat er was of het vaag houden zoals een opmerking over moeder die het kind slecht voedde en misschien ondervoedde.
Door mijn details kon de rechter in dit geval een beter overwogen besluit nemen omdat we vooral over simpele feiten spraken die bovendien onweerlegbaar waren.
Als jeugdbeschermer en ook als coach kreeg ik veel verslagen onder ogen die handelden over de situatie van kinderen, hun ouders en het hele gezin.
Het viel me op dat hoe langer een verslag was, hoe meer meningen en overtuigingen van de verslaglegger erin stond en hoe minder feiten.
Bijvoorbeeld:
Moeder reageert erg emotioneel
Vader heeft de neiging agressief uit de hoek te komen
X heeft een hekel aan die leraar
Y heeft een ongemotiveerde houding
Z heeft faalangst
U is snel uit haar doen
Moeder kan het niet aan
Dit soort informatie zegt helemaal niet zo veel en is meer een weerslag van het wereldbeeld en referentiekader van de verslaglegger dan dat het gaat over de ander.
Wanneer ik het onderwerp verslaglegging bespreek met professionals merk ik regelmatig dat het niet echt een item is en dat er weinig regels over zijn.
Ook is het kritisch vermogen op verslagen niet altijd geregeld binnen een organisatie.
Hoe ik het doe: Ik heb een soort vast stappenplan waarin ik het gesprek met ouders en jongeren in steekwoorden op het bord schrijf. Die steekwoorden zijn een commitment van wat de ander zegt en waarover we het eens zijn. Na afloop van het gesprek maakt de ander een foto van het bord en is dat het verslag. Zo nodig maak ik ook een foto. Heel praktisch en altijd overzichtelijk
Omdat datgene wat op papier staat soms jarenlang meegaat en niet altijd over feiten gaat, ben ik benieuwd hoe anderen daarmee omgaan.
Sommige organisaties bieden een cursus verslaglegging, maar wat ik bij navraag vaak hoor is dat iedereen het op zijn eigen manier doet.
Daarnaast krijg ik niet altijd een duidelijk antwoord over wat het doel van het gesprek en dus het verslag is.
Meestal is het antwoord dat verslaglegging er nu eenmaal erbij hoort.
Ik vraag me af wat het voor de begeleiding en daarop volgende verslaglegging zou veranderen wanneer we van te voren duidelijk het doel en de bestemming van het verslag voor ogen hebben en van daaruit het verslag maken.
Kerngroeplid, voormalig jeugdbeschermer, kindercoach en opvoedcoach en opleider voor professionals die met kinderen en ouders werken.
